個人でのタスク管理の本質

僕は学生時代から個人でのタスク管理についていろんな手法を試してきた。

雑にまとめてしまうと「個人の生産性」を担保したくてやり始めたわけだが、現時点ではそれ以外の目的も持ってやっている。

以前友人と話していてそこの言語化がまとまっていないことに気づいたのでまとめてみる。

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リマインダ

多くのタスク管理ツールにおいて、タスクに期日が設定できる。

期日が実行日であるとは限らない が、基本的にはその期日にそのタスクをリマインドしてもらうのが自分にとってのタスク管理の主な使い方の1つだ。

特に期日があるタスクで複数のフェーズが求められるものに関しては、サブタスクをきってそのサブタスクに実行日としての期日を設定して遅れないようにする。 やっていることが多くなればなるほど、期日と実行日の間の期間は広くなる。

例えば僕のTodoistには9月最終土曜に「水槽フィルタをメンテする」というタスクがある。

こんな感じで未来の自分にやるべきことを残すのが僕にとってのタスク管理の軸である。

実際問題、僕が管理しているタスクの70%は定期タスクだ。 これは個人でも仕事でも変わらない。 毎日、毎週、毎月、数カ月ごとなどのタスクを全て（日々の振り返りから衣類の洗濯作業まで）入れている。

カレンダーに入れても別の予定が入れば破綻するが、タスク管理であれば簡単にずらせるのと完了したことを可視化できるのでタスク管理側で処理するようになった。

脳の外化

リマインダから直結する話だが、寝る前とか特定の作業をしてるときにふとやりたいことや達成したいことを思いついたらとりあえずInboxに入れる。

これを定期的に整理するタスクも設定しておく必要がある が、書き出して忘れることで眼の前のことに集中するのが僕のやり方だ。

店で気になった音楽、後で読む記事なども雑に入れてたりする。

自分の記憶力を全く信用していないからこその使い方と言える。

行動の取捨選択

何をやり、何をやらないかを決めることはその選択肢が列挙されて初めて成り立つ。

外化したタスクリストを見て、捨てるもの、直近1週間にやるものを決めるのが自分のInboxを整理するタスクである。

やるか捨てるかの判断軸は自分の目標設定に紐づく。 会社の目標設定とは異なる、自分個人が何をしてどうなりたいかを書き出しておいてそれを横目に取捨選択する。

やってみると意外と「これ大事にしたくて入れてんな」「これは流石に捨てていいな」みたいなのが出てくるので内省の時間にもなっている。

優先順位の可視化

目標設定を軸に優先順位を決めると触れたが、僕にとっての優先順位判断はかなりシンプルだ。

• Priority 1: 達成しないと自分以外に悪影響が出るもの
• Priority 2: 達成することで自分の目標につながるもの
• Priority 3: 達成しないと自分が困るもの
• Priority 4: 定期タスク または やりたいけど目標に繋がらないもの

定期タスクをP4としているのは、基本的に定期タスク以外のタスクが目立ったほうが自分の意識が向きやすいからであって、定期タスクの中でも重要なものはP1,2に入ったりする。

これくらいシンプルな指標であれば思考停止で付けられるので、あとは進めるだけ にできる。

よくある「重要度と緊急度」みたいな指標は僕にとっては役に立たない。 重要度は本質的にPriorityそのものだし、緊急度は期日に表現できるはずだ。

他にもタスクの依存関係を示すために優先順位を使う事例もあるが、これもサブタスク管理または依存関係管理ができるツールを使えば良い。 それは優先順位とはまた別の話だ。

と、ここは若干過激な思想かもしれない。

進められるようにする

1タスクは小さい方が簡単に処理できるのでやりやすい。

僕はできるかどうかわからないことが多かったりやるべきことがわからなくなったりするとわかりやすくモチベーションが落ちる。 なので、大きいタスクはとにかくタスクをきる。

7月いっぱいを有給消化にしたが、その中のタスクの「ギターを修理に出す」ですら5つのタスクに分けた。

• ギターを修理に出す
  • 出しに行く修理店を調べる
  • 候補の修理店に電話してみて修理店と持って行く日を決定する
  • ギターを持っていける状態にする
  • ギターを持っていく
  • ギターを回収する memo:7月中に修理店から連絡が来るはず

マジでこれを1つずつ進めた。 若干頭悪いか？と自分で思うが、「調べる～持っていける状態にする」と「持っていく」と「回収する」は明らかに行うタイミングが分離するので分けて正解だと思うし、ここまで細かく分ければスキマ時間で進めたり他の細かい連絡系の作業をまとめて行ったり（実際スマホの修理の電話と同時並行で進めた）できるなど利点を感じてやっている。

番外：見積もり

僕は個人では基本的に見積もりをしない……というか、作業系であれば30分以内にできる状態までサブタスクをきる。

仕事でもそれは同じで、デカいタスクはとりあえずきってみて思ってたより時間がかかったものは後の振り返りで次はもう少し分けるなり環境を改善するなり考える。

しかしながら、どれくらいかかるだろう と 実際これだけかかった を可視化すること自体は僕にとってかなり大切で、自分の生産性の評価に直結する活動でもある。

確実に進める

タスクをきってやると判断した後は予定などを鑑みつつ未来の日付に期日を設定する。

いわば未来の自分に指示を出し、約束させる。

1日にどれだけこの「きったタスクを実行する時間」を設けるかは人次第だと思うし、未来まで入れすぎると予定が入って簡単に破綻する。 そのため僕は基本的に週単位でしか設定しない。

逆にリスケしなければならないときはいつやるかを確実に決める。

結果、個人プロジェクトであっても確実に進んでいく。

「きったタスクを実行する時間」を作るということは「やっていたことをやめて生まれた時間」を作るということでもあるので、行動の取捨選択の上で成り立つ活動である。

完了の可視化

進められるようにする でモチベーションについて触れたが、「これを完了したぞ」と入力することは純粋にモチベーションに繋がる。

リストからサブタスクが減っていくさまは気持ちがいい。 有給消化期間中のタスクもかなり減らせて大満足だ。

有給消化期間中のタスクは普段とは別のPJとして1つにまとめて管理した。 この有給消化期間はこれを軸に活動し、結果的にかなりいろんな活動ができた。

可視化とは少し異なるが、自分にとって大変なタスクを達成したときのRewardを設定することがある。 「部屋の掃除」という本棚の一掃から始まる大量のサブタスクを全て達成した暁には「グラスビオトープに挑戦していい」とタスクの説明欄に書いてある。 サブタスクはあと1つだ。 頑張れ自分。

振り返る

週に一度、定期タスク以外で達成したことを全て見る時間をとっている。

これは活動のモチベーションにもつながるし、活動の振り返りにもなる。

この週はこれに関することに集中したから次の週は別のことに集中してみるか みたいなことを考える時間も含めて、成し遂げたことを振り返ることは重要だと思う。

これをやるには行動の取捨選択、進められるようにする、確実に進める諸々の活動が前提となる。 けれど、これがあると自分を見失わなくてよいのが僕にとっては良い。

おわりに

ここまではあくまでタスク管理オタクが個人のタスク管理について言語化してみたにすぎない。

これがチームのタスク管理となると話は一気に広がる。 タスク進捗の可視化、タスクの移譲や共有、責任の所在、第三者から評価できる完了定義、チームタスクのスケジューリング、引き継ぎ… 正直僕にとっては別物なのでここでは多くは語らない。

これを読んでいるあなたはどんなタスク管理をしているだろうか。

もし「こういうのもあるよ」みたいなのがあればいつか何処かで教えてもらえると嬉しい。

僕は「個人のタスクリストの本質について記事を作る」タスクにDoneをつけに行く。

ではまた。