ほとんどのタスク管理ツールはタスクに対して期日を設定できる。
タスク管理ツールはその期日に応じて特定の日（例えば今日）のタスクを一覧表示してくれるので、プロジェクトを横断してタスクをこなすような仕事や作業、生活をしている人間にとってはとても重要な機能だと思う。
しかし、例えばデザインのような正解がはっきりしない作業は見積もりよりも長い時間がかかることが往々にしてある。
では、その設定した期日に完了しなかった時はどうするかというと、プロジェクト/チーム/組織にとっての期日がその日でない場合は基本的に翌日以降の予定と照らし合わせながら「期日」をずらす。
つまり、この「期日」は機能としてはその日にタスクを思い出させてくれる機能であって、実際の使い方もそうなっているのが僕のタスク管理だ。
さて、ここに問題がある。
本来の意味のタスクの「期日」はどう管理すればいい？
目次
Asana の「開始日」機能は有効か
Asanaは有料のプランを使うと期日とは別に「開始日」を入力でき、これを活用することでガントチャートのようなタスク管理が可能になる。
タスクの詳細度を揃えられればチームメンバーのタスク状況を把握するなど、様々な使い方が可能になる。
この「開始日」機能は今回の問題に対して一応の解決策になっているが、最善ではないと考えている。
Asanaの「マイタスク」画面では開始日から期日に含まれるすべてのタスクが期日欄が緑色になった状態で表示される。
また、期日が遠いタスクであっても自分にアサインされているタスクであればすべて表示される。
ユーザーはその画面を見て、今日どれをするのかを「判断」して行動に移る。
もともと「マイタスク」機能は期日当日のタスク以外のタスクも表示しているので違和感がないように思えるが、個人的にはこの「判断」した結果のタスク以外はノイズなので表示されてほしくない。
カレンダーや他のツールを使って「今日のタスク」だけを別の場所に管理する方法はあるが、結果的に二重管理になるのであまり好きな方法でもない。
Todoistの「Reminder」機能は有効か
Todoistの「今日」画面では期日当日のタスクのみが表示される。
また、僕は有料プランを使ってフィルタクエリを用いることで「今日の仕事」「今日の仕事以外」などの一覧表示を作っている。
Asanaのような「開始日」という機能は存在しないため、タスク管理においては期日=実行日の構図がわかりやすく成立する。
Todoistの面白い機能の1つが「Reninder」機能で、条件に応じてプッシュ通知、メールなどの方法でタスクを通知できる。
ここで設定できる条件は日時指定はもちろん、特定の場所などを設定してその場所に行ったときにモバイル端末に通知するような設定ができる。
期日は実行日として扱うのが「今日」などの画面にあっていることを考えると、Reminderに本来の期日を設定するのはどうか。
結論はうまくいかない――というか、見逃す。
なぜなら、ツール上に表示されるのではなくあくまで通知されるだけだからだ。
というわけで、この機能も理想の解決策にはならなかった。
余裕を持った期日設定は悪か
上に書いたように、「今日のタスク」のみを管理できてタスクの実行日と期日を別に正しく管理できるツールは僕が知る限り無い。
上に描いた問題が発生するのは、期日を入力する際に実際の期日ではなく余裕を持った期日を入力していることが根本的な原因になる。
では、余裕を持った期日設定は悪か？というとそれも違う。
作業状況に応じて常に本来の期日に追われることもあるが、そうでない場合もある。
その場合はタスクの実行日をずらすのが普通だ。
さらに、デザインのように実行日を決めてもそのとおりに完了しないようなタスクもある。
これらを加味すると、実行日を期日に対してバッファをもたせて設定すること自体は悪でない…と思う。
タスクの細分化と優先度の設定は有効か
切り口を変えて、確実にその実行日に完了できるようタスクを細分化して、かつ優先度設定を忘れず管理することを考える。
提起している問題の根本的な解決にはならないが、一応の解決策として成立はすると思う。
そもそも、タスクはできる限り細分化して管理したほうが良い。
具体的には15-30分で完了できるタスクレベルにまでタスクを細分化できると実行日の管理の精度が大幅に上がる。
ここに優先度をもたせられるとなお良い。
Asanaではカスタムフィールド、Todoistではデフォルトの機能として管理できる。
優先度が高いタスクから順番に処理するだけだと考えるとわかりやすい。
これはある程度問題を解決するが、例えば優先度が高いタスクが突然降ってきた時の対応が困る。
そもそもここでの「優先度」を「重要度」と「緊急度」のどちらとするのか次第で意味合いが大きく変わる（期日が正しく機能していれば自ずと重要度に絞られたが…）。
結局の所、実行日をずらさなければならないことはどれだけ細分化しても起こりうるし、であれば根本的な解決にはならない。
この問題に対する自分なりの解決策
月並みだが、毎週末に自分が抱えているタスクの「入力している期日」と「本来の期日」の位置関係を確かめる時間を作った。
これくらいしか思いつかなかった。
タスク名に期日を入れることも考えたが、やりかけてからタスク名が見づらくなったのでやめた。
タスクの棚卸し自体はタスク管理ツールを使う上で必須の事項だとは思っているので、どんなタスクが有って不要になっているタスクがないかを確かめるのと同時に本来の期日を確かめるようにした。
良い解決方法やツールが有るとぜひ教えてほしい。
終わりに
多くのタスク管理ツールが期日と実行日を分けていないのは、おそらく手帳でのタスク管理などのような「自分の意志で確認しながら管理する」時代の名残だと思う。
もしくは、僕のようにタスク管理を完全に機械的に扱いたいと考えている人はそんなに居ないのかもしれない。
けれど、要件として想定されていた機能と実際の使用感による機能に差があるのであれば改善する余地があると思うし、そんなものはいくらでもある。
デザインの観点から考えてみると面白そうだ。
世の中に出ていないということは、おそらくはこの機能を求める人はマイノリティだと判断されているということなんだと思うが、実際のところはわからない。
タスク管理は自分にとってとても強い意味を持つ活動なので、今後も積極的に考察しようと思う。